Hyppighed
Hvor ofte udføres opgaven? En lille belastning kan blive væsentlig, hvis den gentages mange gange hver dag.
Prioritering af processer
Hvilke manuelle arbejdsgange bør digitaliseres først?
Ikke alle manuelle processer bør digitaliseres. Begynd med dem, hvor kombinationen af tidsforbrug, gentagelse, fejl, afhængigheder, databehov og forretningsværdi er størst — og hvor en løsning realistisk kan indføres i driften.
NordKompas-vurderingsmodellen
Vurdér arbejdsgangen fra otte vinkler.
Modellen hjælper med at sammenligne flere mulige projekter på et fælles grundlag. Den giver ikke et automatisk svar, men gør antagelser, risici og prioriteringer tydelige.
Tidsforbrug
Hvor mange medarbejdertimer kræver arbejdsgangen samlet, inklusive ventetid, kontrol og genarbejde?
Fejlrisiko
Hvor ofte opstår fejl, hvor bliver de opdaget, og hvor meget arbejde eller kundepåvirkning følger der med?
Dobbeltarbejde
Bliver samme information indtastet, flyttet eller kontrolleret flere gange på tværs af personer og systemer?
Forretningskritikalitet
Hvad sker der, hvis processen fejler eller bliver forsinket? Vurdér betydningen for kunder, levering, økonomi, regler og dokumentationskrav.
Datakvalitet
Er de nødvendige data tilgængelige, ensartede og strukturerede nok til, at en digital løsning kan arbejde pålideligt?
Implementeringskompleksitet
Hvor mange systemer, integrationer, roller og ændrede arbejdsvaner kræver løsningen faktisk?
Forventet værdi
Hvilken konkret forbedring skal løsningen skabe i tid, kvalitet, kapacitet, overblik eller risiko?
Sådan bruges modellen
Se både på potentialet og på muligheden for at gennemføre.
En tidskrævende proces er ikke nødvendigvis det bedste første projekt. Hvis data mangler, processen ændres hver måned, eller løsningen kræver mange vanskelige integrationer, kan et mindre problem være et bedre sted at begynde.
Sammenlign derfor arbejdsgangene på alle otte forhold. Et godt første projekt har en tydelig værdi, et afgrænset problem og en kompleksitet, som virksomheden kan håndtere.
Se hele vejen fra problem til implementeringTre spørgsmål før prioritering
- Er problemet vigtigt nok til, at ledelsen vil prioritere det?
- Kan den forventede forbedring beskrives og senere måles?
- Har I data, tid og ansvar til at føre projektet ud i livet?
Generisk eksempel
Data kopieres fra e-mail til Excel og videre til et andet system.
Eksemplet viser, hvordan en almindelig arbejdsgang kan undersøges uden at konkludere på teknologien på forhånd.
En medarbejder modtager hver dag oplysninger i e-mails, registrerer dem i et Excel-ark og kopierer dem derefter videre til et andet system. Oplysningerne kontrolleres manuelt undervejs.
Potentiel gevinst: mindre manuel indtastning, færre overleveringer og mere ensartede data. Den faktiske værdi skal beregnes ud fra virksomhedens egne mængder, fejl og omkostninger.
Vent med de forkerte projekter
Hvad bør normalt ikke digitaliseres først?
En proces kan være irriterende uden at være et godt digitaliseringsprojekt. Nogle problemer bør stabiliseres, forenkles eller løses organisatorisk, før teknologi giver mening.
- Sjældne processer med begrænset tidsforbrug eller konsekvens.
- Processer, der stadig ændrer sig så ofte, at kravene ikke kan fastholdes.
- Opgaver uden en tydelig forretningsværdi eller ansvarlig ejer.
- Processer, hvor årsagen til problemet endnu ikke er forstået.
- Arbejdsgange, der primært kræver en organisatorisk beslutning eller tydeligere ansvar.
- Projekter, som virksomheden ikke har data eller kapacitet til at gennemføre.
Fra vurdering til beslutning
Vælg et afgrænset første projekt.
Prioriteringen skal ende med mere end en liste. Beskriv det valgte problem, den nuværende arbejdsgang, den ønskede forbedring og de vigtigste forudsætninger. Derefter kan I vurdere forskellige løsningsmuligheder og bygge en business case.
Hvis opgaven handler om tekst, dokumenter eller mønstre, kan AI være relevant. Hvis opgaven følger faste regler, bør en almindelig integration eller automatisering undersøges først.
Et beslutningsklart næste skridt
- Ét tydeligt problem og én ansvarlig projektejer.
- En afgrænset proces og et kendt datagrundlag.
- En forventet forbedring, der kan måles.
- Et realistisk billede af kompleksitet og ressourcer.
- En beslutning om analyse, pilot eller implementering.
Læs videre
Sæt prioriteringen ind i en større sammenhæng.
Læs om digitaliseringens samlede forløb, vurder AI's rolle eller se de afgrænsede rådgivningsydelser, der kan bringe et konkret projekt videre.
Digitalisering af virksomheden
Følg den praktiske vej fra problem og proces til løsning, implementering og effekt.
Læs den praktiske guideAI i SMV'er
Se hvilke opgaver AI kan hjælpe med, og hvornår en enklere løsning er bedre.
Læs om AI i praksisNordKompas' ydelser
Se mulighedsscreening, projektdefinition og business case med implementeringsplan.
Se ydelserneMangler I et fælles grundlag for at prioritere?
NordKompas kan hjælpe med at kortlægge udvalgte arbejdsgange, vurdere mulighederne og anbefale det projekt, der bør undersøges først.